Selecteer een pagina

HelpSoq
implementatie
toolkit

Ergotherapeuten ontvangen de HelpSoq tijdens de training

Je staat aan het begin van de implementatie van de HelpSoq binnen jouw organisatie!

Middels deze implementatie toolkit geven we jou, als projectleider, praktische handvatten om het proces goed vorm te geven. Zodat je de HelpSoq succesvol toe kunt passen. Elk hoofdstuk bevat hulpbronnen zoals downloadbare bestanden en links naar interessante informatie. Zo lees je niet alleen hoe je de HelpSoq kunt implementeren, maar krijg je ook de formats en voorbeelden van andere organisaties die jou al voorgingen. Hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden!

Wij wensen je namens HelpSoq veel succes en plezier in het opschalen van de slimste TEK-oplossing binnen jouw organisatie.

0. Inleiding

Invoeren is als het organiseren van een grote kookworkshop.

Wat gaan we doen? We gaan:

    • alle chefs bijeen krijgen (alle betrokkenen),
    • de juiste ingrediënten en spullen verzamelen (middelen en opleidingen),
    • en stap voor stap uitleggen hoe je die perfecte ‘Supergezonde ZorgSmoothie’ maakt (training & communicatie).

aantrekken steunkous passing ergotherapeutSoms gaat het vlot, soms is er wat verwarring of missen we een ingrediënt, maar met goede communicatie en wat oefening zal elke chef uiteindelijk die heerlijke smoothie kunnen serveren aan onze gasten (cliënten).

Dus, invoeren in de VVT zorg? Dat is gewoon zorgen dat alle chefs in onze keuken precies weten hoe ze het nieuwe recept moeten bereiden. Eet Smakelijk!

Binnen HelpSoq is gekozen om het Honingraatmodel van Vilans te gebruiken als kapstok om een cyclus te doorlopen. Per hoofdstuk verwijzen we visueel naar het honingraatonderdeel waarin je je bevind.

 

 

Hebben jullie al nagedacht over waarom en hoe je de HelpSoq wilt gaan inzetten?
Een groot risico bij een implementatie is dat er vooral niet goed nagedacht is, vanuit welke visie/strategie een implementatie ingezet wordt. Met als risico dat er later weerstand ontstaat bij medewerkers en/of cliënten, of dat de technologie met de verkeerde intentie wordt ingezet.
V.b. De HelpSoq wordt in eerste instantie ingezet om de werkdruk te verlagen van medewerkers, maar door de lagere werkdruk wordt er gekozen om één medewerker te schrappen. Resultaat: De HelpSoq wordt als verkapte bezuiniging gezien.

Doelstelling
Tot een afwegingsdocument komen dat ingezet kan worden:

  • Aan de start van de implementatie, om bestuur te overtuigen van de toegevoegde waarde voor de cliënt/medewerker/organisatie;
  • Aan het einde van de implementatie, om de juiste ontwikkelkansen te benutten die zich voordoen met de nieuwe functionaliteiten die de HelpSoq genereert.
  • Checklist/ Stappenplan
  • Beschrijf wat het doel is om de HelpSoq in te zetten;
  • Beschrijf daarbij ook hoe dit doel bijdraagt aan de hogere visie/strategie van de organisatie;
  • Breng in kaart wat de mogelijke positieve en negatieve gevolgen zijn van de inzet van de HelpSoq en wat jullie willen onderzoeken;
  • Gebruik de Quadruple AIM-methode om nieuwe toepassingen van de HelpSoq te toetsen voor de implementatie.
1. Voorbereiden

HelpSoq Planning on lineJe weet: een goed begin is het halve werk. Hoewel we vaak enthousiast zijn om direct met nieuwe technologieën aan de slag te gaan, kan overhaaste actie ons blind maken voor potentiële obstakels. Hierdoor kun je tijdens de invoering plotseling onverwachte problemen tegenkomen. Door je dus slim voor te bereiden, kun je deze valkuilen vooraf ondervangen.

Kijk hieronder naar de activiteiten die gedaan moeten worden ter voorbereiding.

1.1 Maak een belanghebbende-analyse

Belanghebbenden puzzelEen goed zicht op alle betrokkenen bij de HelpSoq is van groot belang omdat het de basis legt voor een succesvolle en efficiënte invoering.

Het helpt om de doelstellingen helder te krijgen, geeft inzicht in benodigde middelen, de huidige situatie en mogelijke obstakels die zich voor kunnen doen tijdens de invoering.

Ook biedt het de mogelijkheid om een draagvlak te creëren en betrokkenheid te stimuleren bij het dagelijks gebruik van de HelpSoq.

Doelstelling
Het doel van een stakeholdersanalyse is om inzicht te krijgen in wie de verschillende betrokkenen zijn binnen de invoering van de HelpSoq. Daarnaast verzamel je hiermee per betrokkene hun belangen en behoeften, risico’s en kansen, om zo een effectief communicatieplan te ontwikkelen.

Checklist/stappenplan

  1. Identificeer de belangrijkste betrokkenen. Denk aan teamleden, cliënten, leveranciers etc. Maak een overzicht van namen in functies.
  2. Bepaal de invloed van elke betrokkene. Dit kan worden gemeten op basis van hun positie in de organisatie, financieel belang of het vermogen om beslissingen te beïnvloeden op de implementatie.
  3. Bepaal het belang van elke betrokkene voor deze invoering. Welke gevolgen heeft de invoering van de HelpSoq voor hen?
  4. Analyseer de verwachtingen en belangen van elke stakeholder. Dit kan helpen bij het begrijpen van wat elke betrokkene wil bereiken, hun prioriteiten en hun zorgen.
  5. Prioriteer en classificeer de betrokkenen nu in de stakeholdermap. Dit kan helpen om te bepalen wie de grootste impact hebben op het project en wie de meeste aandacht nodig hebben.
  6. Ontwikkel later een communicatieplan (Zie par. 1.6) om met elke (groep) betrokkene(n) te communiceren.

Het kan voorkomen dat de meest belangrijke betrokkenen vaker worden betrokken of geïnformeerd. Ook biedt dit de kans om te laten zien dat zorgen of prioriteiten worden meegenomen bij de invoering.

1.2 Leg contact & contract vast met leverancier

helpsoq uit de doosEen belangrijk onderdeel van deze fase is het offertetraject. Een offertetraject is belangrijk omdat het kan bijdragen aan een succesvolle en transparante samenwerking tussen de leverancier en je organisatie. Het zorgt voor duidelijkheid, professionaliteit, vertrouwen, onderhandelingsmogelijkheden en juridische bescherming. Als je deze fase, samen met de leverancier, goed kunt doorlopen komt dit ten gunste van een goede samenwerking.

Doelstelling
Na het doorlopen van het inkooptraject zijn de benodigde producten/diensten helder voor je organisatie. Deze zijn vastgelegd in een transparante offerte, SLA (service-level agreement) en verwerkingsovereenkomst.

Checklist/stappenplan

  1. Vraag collega-zorgorganisaties naar ervaringen rondom de ondersteuning en de mensen HelpSoq en hun producten. Dit kan lopen via het AWIZ-netwerk of via je eigen netwerk.
  2. Controleer bij de programmamanager of er al afspraken zijn gemaakt binnen AWIZ rondom regionale inkoop. Hier kunnen al prijs, service of raamovereenkomsten voor opgesteld zijn.
  3. Controleer of er subsidies beschikbaar zijn (landelijk of regionaal) via de VWS-site voor de implementatie.
  4. Zo ja, controleer dan goed hoe je de subsidie moet aanvragen, wat de subsidie vergoedt en wat er overblijft na (eenmalige) subsidie voor de organisatie. LET OP: subsidie is altijd tijdelijk, dus zorg ervoor dat je ook nadenkt over een duurzame bekostiging van het product.
  5. Wie heeft binnen de organisatie tijd en geld beschikbaar gesteld voor de invoering van het programma en het product?

Contact leggen met HelpSoq
Om het inkooptraject met de HelpSoq te doorlopen moeten de volgende activiteiten gedaan worden. Meestal wordt het inkooptraject gedaan/ondersteund door de afdeling Inkoop.

Beoordeel de opgestelde offerte van de HelpSoq. Komt dit overeen met jullie verwachtingen of moet je opnieuw om tafel met de leverancier?
Laat de verwerkingsovereenkomst (te vinden in HB-xx) van HelpSoq toetsen door de Functionaris Gegevensbescherming.

  1. Controleer of er een data protection impact assessment (DPIA) is opgesteld voor de organisatie.
  2. Beoordeel de service-level agreement (SLA)/dienstverleningsovereenkomst (DVO). Dit is een overeenkomst waarin je met elkaar afspreekt wat je mag verwachten over de dienst en service om de dienst heen. Denk dan aan de snelheid waarmee een product vervangen moet worden of hoe vaak een product kapot mag gaan in een bepaalde tijd.
  3. Betrek hierbij de juiste personen (afd. Inkoop, afd. ICT) voor zowel inhoud, ondersteunende diensten als leidinggevende.
  4. Leg wanneer bovenstaande overeenkomsten goedgekeurd zijn de offerte voor aan je leidinggevende, directeur of bestuur. Zij tekenen voor de offerte en zijn daarmee de financieel en organisatorisch verantwoordelijken.
1.3 Richt een projectgroep in

Alleen ga je sneller, maar samen kom je verder.

Daarom is het belangrijk om de implementatie niet alleen te doen, maar om een projectteam in te richten. Deze groep mensen helpt om de implementatie vorm te geven. Deze mensen heb je waarschijnlijk al in kaart gebracht in je stakeholdermap, waarin je ze nu concreter een rol kunt geven.

Doelstelling
Het formeren en inrichten van een projectteam dat meehelpt bij het invoeren van de HelpSoq in de praktijk.

Checklist/stappenplan
Beschrijf het resultaat dat je wilt behalen. Wat moet er aan het einde van de invoering veranderd zijn in resultaat/proces of dienst? Daarna zijn de volgende stappen nodig:

 

  1. Bedenk welke rollen je nodig hebt voor het resultaat. Dus: wat moet er allemaal gedaan worden en welke rol/ persoon past het beste bij de activiteiten?
  2. Stel per rol de taken en verantwoordelijkheden op en geef de geschatte tijdsinvestering weer. Wees hierin niet te zuinig. Liever ruimer tijd inplannen zodat het meevalt dan dat je halverwege extra uren moet aanvragen bij de opdrachtgever.
  3. Werf medewerkers op basis van opgestelde taken en verantwoordelijkheden. TIP: betrek niet alleen de enthousiastelingen, maar ook de critici.
  4. Maak uren vrij voor je projectteam en vertel de projectleden hoe ze de uren kunnen boeken op de juiste kostenplaats.
  5. Communiceer wie de projectleden zijn naar de andere betrokkenen (wie is het vaste aanspreekpunt?).
  6. Stel met de projectleden de randvoorwaarden op voor een succesvolle implementatie, bijv.: Vaste vervanger van projectleden, Aanwezigheid bij cruciale sessies.
1.4 Regel de bestelprocedure in

toestellen op voorraad HelpSoq VDLEen bestelprocedure is belangrijk omdat het zorgt voor een gestructureerde, uniforme aanpak van het bestelproces.

Het helpt je fouten te voorkomen, de voorraad te optimaliseren en het maakt het eenvoudig om het proces te volgen en te beheersen.

Doelstelling
Je hebt door het plaatsen van de bestelling de basis gelegd voor de levering van de HelpSoq en de accessoires, inclusief aandacht voor de voorraadprocedure.

Checklist/stappenplan

  1. Bestelling plaatsen bij HelpSoq BV. In welke hoeveelheden en wanneer wil je het geleverd krijgen?
  2. Bepalen waar en wanneer de bulkbestelling binnenkomt. Wie neemt deze in ontvangst?
  3. Bepalen waar en wanneer incidenteel een bestelling geplaatst wordt (bij defecten). Maak hier teamafspraken over: wie belt bij defect, wie stuurt de machine retour?
  4. Denk aan het proces van voorraadbeheer.
  5. Denk aan een reserve voorraad: er ligt tenminste één HelpSoq reservesysteem op locatie dat kan worden gebruikt. Na contact stuurt HelpSoq een nieuwe op.
  6. Is er sprake van vervanging van het product en eventuele uitfasering?
  7. Bepaal hoe het facturatieproces loopt (backoffice).
1.5 Bereid de technische voorwaarden voor

wormwiel stilstaandEen van de belangrijke randvoorwaarden voor de invoering is uiteraard dat de organisatie technisch in staat is om met de nieuwe technologie te werken. Dus voordat je de bestelling plaatst van de HelpSoq is het goed om eerst te zorgen dat alle technische randvoorwaarden aanwezig zijn voor de implementatie.

 

Doelstelling
De organisatie technisch voorbereiden op de invoering van de HelpSoq.

 

Checklist/stappenplan

  1. Maak samen met HelpSoq een back-up-plan bij stroomuitval. Mocht dat al bestaan, voeg dan de HelpSoq toe aan het back-up-plan van de organisatie.
  2. Voer een check uit bij de afdeling waar je de HelpSoq wilt implementeren.
  3. Check op brandveiligheid (i.v.m. keuring stekkers) en brandbeleid van de organisatie. Indien het beleid al bestaat, voeg HelpSoq toe. Indien het beleid niet bestaat, beschrijf dan de procedure. (1)
1.6 Maak een communicatieplan

ergotherapeuten meander groepTijdens de implementatie zullen er verschillende betrokkenen zijn die te maken krijgen met het product of een nieuw werkproces. Om ervoor te zorgen dat de invoering soepel verloopt is het belangrijk om goed en tijdig te communiceren. Des te beter iedereen ingelicht is, des te minder vragen of weerstand je zult ervaren.

Doelstelling
Het doel is om een heldere communicatiestrategie te hebben waarin je hebt vastgelegd met wie, hoe vaak en wat je communiceert over de invoering.

Checklist/stappenplan

  1. Betrek de afdeling communicatie ter ondersteuning.
  2. Zorg voor een vast aanspreekpunt waar men intern en extern met vragen terecht kan.
  3. Verzamel informatiemateriaal van het product (folders, website) voor alle betrokkenen (cliënt, familie, medewerkers).
  4. Stel een communicatieplan op voor betrokken stakeholders (zie stakeholdersanalyse). Elke organisatie gebruikt hier eigen formats voor, maar hieronder tref je een voorbeeld van hoe je je communicatie in kunt richten.

Communicatie wordt vaak overgelaten aan de communicatieadviseur, maar als projectleider ben jij er verantwoordelijk voor en kun jij zorgen voor nieuwe content. Maak samen een communicatieplan en een agenda die er, verspreid over het jaar, voor zorgt dat er steeds weer leuke activiteiten plaatsvinden.

Ter inspiratie:

  • Kick-off-bijeenkomst
  • Intranet
  • Personeelsblad
  • Digitale nieuwsbrief
  • Social media
  • Productdemonstratie
  • Blog/vlog
  • Podcast
  • Infographics
  • Workshop of inspiratiesessie
  • Persconferentie
  • Een boodschap op het loonstrookje
2. In gebruik nemen

HelpSoq doos in voorraadDankzij je uitstekende voorbereiding zijn we nu helemaal klaar om de HelpSoq daadwerkelijk in gebruik te nemen. We hebben dit traject opgedeeld in vier stappen.
In het vorige hoofdstuk hebben we ons voornamelijk gericht op de essentiële randvoorwaarden.

Nu, in dit hoofdstuk, duiken we dieper in de specifieke voorbereidingen voor het effectief in gebruik nemen van de HelpSoq.

Er zijn 4 mogelijkheden om de HelpSoq in te zetten in de VVT-organisaties

In de Thuiszorg (extramuraal, vergoede zorg)
1. Bij binnenkomen van een nieuwe client. Hierbij gebruiken we het programma van “steunkousen doe je zelf”
2. Het aanmoedigen om cliënten uit de thuiszorg te halen m.b.v. de HelpSoq

In de Verpleging en Verzorging (intramuraal, niet vergoede zorg)
3. De inzet van een gedeelde HelpSoq “op de gang”
4. De inzet van de HelpSoq individueel “op de kamer”

De doelstellingen is “Handen vrij te maken in de zorg”. Wanneer we de doelen behalen voorkomen we in potentie 2000 x 365 = 730.000 aantrekmomenten in de zorg per jaar.

Opschaling:

– De intramurale inzet van HelpSoq in 2024 opschalen naar 1000 gebruikers – nu 250;
– De extramurale inzet van HelpSoq met de armverlenger opschalen naar 2000 – nu 750.

Kennisdeling:

In 2024 de HelpSoq invoering borgen door middel van min. 4 bijeenkomsten voor interne projectleiders en uitvoerende medewerkers rondom de programma’s
Anders Werken in de Zorg en
Zorgnetwerk Midden-Brabant (ZMBR) nieuwe klantreis steunkousen t.b.v. bevorderen zelfredzaamheid Vilans rapportage

Draagvlak:

De HelpSoq is eind 2024 volledig geaccepteerd door de zorgmedewerkers en cliënten, waardoor het draagvlak toeneemt (gedragsverandering/cultuurverandering);

Optimale inzet:

De HelpSoq wordt optimaal ingezet door processen efficiënter in te richten, de gebruiksduur van de HelpSoq te verlengen door eerdere inzet en het netwerk van de cliënt meer te betrekken.

Steunkousen doe jezelf, tenzij:

Verder werken naar uitvoering van het beleid ‘Steunkousen doe jezelf, tenzij’ waarbij de HelpSoq onderdeel is van het intakeproces bij nieuwe cliënten en van het inwerkproces bij nieuwe zorgmedewerkers.

Ontdek hieronder welke stappen en activiteiten daarbij komen kijken.

2.1 Train de medewerkers

train de medewerkerScholing voor het gebruik van technologie in de zorg is belangrijk omdat het de kwaliteit van zorgverlening kan verbeteren en de cliëntveiligheid kan vergroten. Het is belangrijk om voldoende kennis en kunde op te doen over het gebruik van HelpSoq om er zeker van te zijn dat de HelpSoq op een effectieve manier wordt ingezet.

Daarnaast willen zorgverleners leren hoe ze de HelpSoq kunnen integreren in het dagelijks werk zodat deze werkwijze ondersteunend is aan het werkproces.

Doelstelling
Alle teamleden (inclusief behandelaren) informeren over het nut en de noodzaak, en hen trainen in de toepassing van de HelpSoq vóór ingebruikname.

Checklist/stappenplan

  1. Bespreek met de leverancier wat zij kunnen betekenen in de scholing. HelpSoq heeft als aanbod trainingsmateriaal en films. Plan de start samen met een adviseur van HelpSoq.
  2. Bespreek welke kennis en kunde medewerkers nodig hebben en verzamel informatiemateriaal.
  3. Ga na hoe nieuwe medewerkers getraind gaan worden, ontwikkel een aanbod en leg vast wie dat gaat doen.
  4. Plan de scholing/training voor medewerkers.
  5. TIP: plan de scholing dicht bij het moment van ingebruikname, zodat de opgedane kennis direct toegepast kan worden en niet verloren gaat.
  6. Ga na hoe ZZP’ers werkinstructies ontvangen, zodat zij ook volgens de nieuwe werkwijze aan de slag kunnen. Ontwikkel een aanbod en leg vast hoe de ZZP-ers instructie gaan ontvangen.
2.2 Bereid de ingebruikname van de HelpSoq voor

Bente van PinxterenJe staat aan de beginfase van het daadwerkelijk in gebruik nemen van de HelpSoq! In deze fase moeten de laatste zaken nog praktisch worden afgesproken of ingericht.

HelpSoq start altijd met een onderzoeksfase; 3 maanden zal de HelpSoq in gebruik worden genomen als een soort try-out! Het is dus van belang dat je hier samen met de leverancier op gaat trekken om de voorbereiding goed te doorlopen. In deze fase komen wat meer praktische zaken aan bod.

Doelstelling
Na het doorlopen van deze stappen ben je klaar voor de daadwerkelijke start, de livegang van de HelpSoq.

Checklist/stappenplan

  1. Richt de fase van studie in samen met de leverancier (zie hulpbron x4).
    Plan een tussen- en eindevaluatie in samen met de leverancier. HelpSoq neemt hier het voortouw in.
  2. Beschrijf de procedure toestemming en start met informatie verstrekken naar cliënten of familie, wettelijk vertegenwoordigers. (Zie hulpbron x, x en x).
    Richt de procedure in voor het bepalen van seintjes per individu (zie hulpbron x). Denk hierbij ook aan de verschillende rollen/disciplines die nodig zijn, zoals de SOG’er of EVV’er.
  3. Beschrijf de procedure voor de instructie aan medewerkers voor documentatie/vastleggen in het ECD (zie hulpbron 3).
2.3 De Installatie dag

Vandaag is de dag dat de HelpSoq in gebruik wordt genomen! Als het goed is, is alles gereed, iedereen geïnformeerd en toestemming gevraagd. Ook de leverancier is hierbij betrokken en staat klaar om de HelpSoq te installeren. In deze fase is het van belang dat er voldoende collega’s aanwezig zijn om de start mogelijk te maken en elkaar te instrueren. Allemaal even wennen aan de nieuwe werkwijze.

Doelstelling
Aan het eind van deze stap staat de HelpSoq bij de cliënten op de kamer of staat er een machine op de gang met extra ringen

Checklist/stappenplan

  1. Wees op tijd bij de locatie, zodat je het aanspreekpunt kunt zijn voor zowel de zorg als de medewerkers van HelpSoq.
  2. Zorg dat je het overzicht hebt van cliënten die voorzien moeten worden van de HelpSoq en van wie direct al seinen ingesteld moeten worden. Dit versnelt het proces van installeren. Als het goed is zijn alle gegevens van de seinen bekend, omdat er eerder in het proces gesprekken met de cliënten en diens naasten zijn gevoerd.
  3. Leg alle HelpSoq’s in de betreffende kamers.
  4. Bepaal hoe je je succes gaat vieren! Maak er een leuke happening van met iets lekkers!
2.4 Het afmelden van de HelpSoq

Wanneer de zorg stopt (bij overlijden, verhuizing, of anders) is het belangrijk dat de HelpSoq wordt verwijderd uit de kamer.

Doelstelling
Bij het stoppen van zorg moet de HelpSoq volgens een vastgestelde procedure terug naar de leverancier.

Checklist/stappenplan

  1. Verzamel de HelpSoq, de powersupply en de kabels en stop ze in de speciale HelpSoq doos;
  2. De HelpSoq dient per mail afgemeld te worden bij het bedrijf, zodat deze in de toekomst weer voor een andere cliënt gebruikt kan worden.
  3. Geef de volgende gegevens door aan support@helpsoq.com: Dat het om een afmelding gaat; De locatie; Het kamernummer; Het serienummer onder het apparaat – dat met HSxxx begint;
  4. HelpSoq verwerkt deze gegevens binnen 48 uur.

Stuur de HelpSoq op naar:
HelpSoq BV
Antwoordnummer 1033
6850 ZX HUISSEN

3. Evalueren en borgen

Hoera! Je bent aangekomen bij het laatste, niet geheel onbelangrijk gedeelte: Evalueren en borgen

In deze fase is er continu terugkoppeling naar HelpSoq en haar ontwikkelaars over de ervaringen van eindgebruikers belangrijk. HelpSoq kan dan met voortschrijdend inzicht de technologie en dienst voortdurend verbeteren om een duurzaam product te krijgen.
Door iteratief te verkennen en onderzoeken, ontstaat ook inzicht in andere mogelijkheden en diensten die wellicht nog beter aansluiten bij de organisatie en/of een mogelijk grotere impact hebben op de cliënt, medewerker en kosten.

Hierdoor kun je bijvoorbeeld kiezen om terug te gaan naar ‘proberen’.

Borging
Borging van een implementatie is belangrijk omdat het zorgt voor langdurig succes, eenduidigheid, de beste resultaten, blijven leren en verbeteren, samenwerking en betrokkenheid en kostenbesparing. Het zorgt ervoor dat de veranderingen blijvend en effectief zijn op de lange termijn.

Wanneer is het klaar?

  • Wanneer alle betrokkenen binnen de locatie de kennis (wat) hebben en vaardigheden (hoe) om de HelpSoq in te zetten. Hierbij is de HelpSoq onderdeel van het reguliere werkproces (protocol, beleid, informatiefolders nieuwe bewoners, inwerkproces) en ingebakken in de visie en reguliere verantwoording (bijv. jaarplannen/evaluaties).
  • De organisatie/locatie draagt zorg voor eigenaarschap zodat borging tot stand kan komen.
  • Er zijn afspraken rondom het blijven volgen van de resultaten.

Evaluatie
Evalueren is belangrijk omdat het ons helpt te begrijpen, verbeteringen te vinden, beslissingen te nemen, verantwoording af te leggen, te leren, en onze kennis te vergroten. Daarnaast helpt het om de borging van de HelpSoq goed te beleggen. Beleg je evaluatie op drie niveaus: cliënt, medewerker, organisatie.

We onderscheiden twee vormen van evalueren:

  1. Procesevaluatie van de implementatie geeft inzicht in de doorlopen implementatiefases en helpt je om een volgende implementatie te verbeteren.
  2. Productevaluatie van de HelpSoq helpt bij het controleren of het product goed is en aan de verwachtingen voldoet of verbetering nodig heeft.
3.1 Evalueer op het invoeringsproces

Waarom is een procesevaluatie belangrijk?
Een procesevaluatie is belangrijk om verschillende redenen:

  • Het biedt inzicht in het invoeringsproces:
    Hoe heeft de invoering plaatsgevonden, wat is goed gegaan, welke uitdagingen kwam je in je organisatie tegen en wat kan mogelijk beter?
  • Je meet de effectiviteit van de invoering;
    Met andere woorden, je kan de mate van succes meten aan de hand van vooraf vastgestelde doelstellingen en criteria. Dit helpt bij het identificeren van sterke punten die je versterkt en zwakke punten die je aanpakt.
  • Een procesevaluatie helpt ook bij het afleggen van verantwoording aan stakeholders, dit verhoogt de transparantie en versterkt het vertrouwen in het totale proces.
  • Als laatste is een procesevaluatie een leerervaring, en kun je als organisatie je kennis vergroten om het een volgende keer nog beter te doen!

Doelstelling
Aan het eind van de evaluatie is er een inzicht in de invoering van de HelpSoq , inclusief de stappen, actoren en strategieën die zijn gebruikt, om op deze manier de effectiviteit en efficiëntie van de invoering te beoordelen en aanbevelingen te doen voor eventuele verbeteringen.

Checklist/stappenplan

  1. Verzamel relevante documentatie met betrekking tot de invoering van de HelpSoq, zoals implementatieplannen, communicatie, verslagen en andere relevante informatie.
  2. Voer interviews en/of enquêtes uit en betrek hierbij de nauw betrokkenen, zoals medewerkers, cliënten/verwanten en je team. Stel gerichte vragen om inzicht te krijgen in hun ervaringen, percepties en eventuele uitdagingen die ze zijn tegengekomen tijdens de invoering (zie hulpbron 1 en 2, en vragenlijsten).
  3. Analyseer de gegevens, inclusief documentatie, interviews en enquêtes. Kijk of je patronen, thema’s en andere belangrijke zaken met betrekking tot het gelopen proces kunt identificeren. Denk hierbij aan de betrokkenheid van stakeholders, ondersteuning, technische problemen etc. Succesfactoren én uitdagingen!
  4. Evalueer de naleving van de stappen. In hoeverre zijn ze gevolgd zoals gepland?
  5. In de volgende stap kun je een conclusies trekken en aanbevelingen/verbeteringen formuleren. Maak de aanbevelingen haalbaar om een volgende lancering van een product beter te doen.
  6. Rapporteer/presenteer de resultaten aan je stakeholders op een manier die iedereen begrijpt.
3.2 Evalueer de HelpSoq op productniveau

Een productevaluatie is belangrijk omdat het helpt bij het controleren of een product goed is en aan de verwachtingen voldoet.

Het laat zien of gebruikers tevreden zijn met het product en of er verbeteringen kunnen worden aangebracht. Door het evalueren van het product zorg je ervoor dat het beter wordt en dat het zich onderscheidt van andere producten op de markt. Dit helpt bij het nemen van beslissingen over het product en helpt om succesvol te zijn en gebruikers blij te maken.

Doelstelling
Aan het einde van de rit is er een evaluatie klaar van de HelpSoq, waarbij de kwaliteit, functionaliteit en clienttevredenheid is beoordeeld.

Checklist/stappenplan
(a) Bedenk welke dingen belangrijk zijn om het product te beoordelen, zoals hoe goed het werkt, of het gebruiksvriendelijk is en of cliënten/medewerkers er blij mee zijn. Maak hier een lijstje van.

(b) Verzamel informatie over het product, zoals technische details, handleidingen, beoordelingen van klanten buiten je organisatie, en wat mensen zeggen over het gebruik ervan.

(c) Kijk naar alle gegevens die je hebt verzameld en zoek naar patronen en belangrijke dingen die je opvallen. Kijk naar de sterke punten van het product en naar dingen die misschien beter kunnen.

(d) Vraag gebruikers wat ze van het product vinden en of ze tevreden zijn. Dit kan door vragen te stellen of enquêtes in te laten vullen. Verzamel hierbij ook de suggesties/ideeën voor verbeteringen

(e) Verzamel de punten die beter kunnen en maak aanbevelingen. Bedenk praktische manieren om het product te verbeteren en deel dit met de leverancier. Tenslotte is het aan de leverancier om het product te verbeteren (of niet).

(f) Schrijf een beknopt rapport waarin je vertelt wat je hebt ontdekt en welke verbeteringen je aanbeveelt. Zorg dat het rapport duidelijk is en dat iedereen het kan begrijpen.

(g) Tot slot: het is mooi als de aanbevelingen uitgevoerd kunnen worden om het product beter te maken. Maak hier afspraken over met de leverancier.

3.3 Borg de werkwijze van de HelpSoq

Het borgen van de HelpSoq omvat het ontwikkelen van procedures en protocollen om te zorgen dat het systeem correct wordt gebruikt; het monitoren van de prestaties van het systeem over de tijd; en het aanbrengen van aanpassingen of verbeteringen indien nodig.

Borging gaat ook over het zorgen voor consistentie in de manier waarop het systeem wordt gebruikt, en het creëren van een cultuur van aanvaarding en aanpassing rond het systeem. Het is een continu proces dat loopt gedurende de gehele levenscyclus van het systeem of product. Alle werkprocessen en activiteiten moeten geïntegreerd zijn en voor alle betrokkenen ‘normaal’ zijn. Het moet helder zijn hoe onderwerpen als betaling, onderhoud/reparatie en monitoring geregeld zijn.

Doelstelling
Het borgingsproces kan als ‘klaar’ worden beschouwd wanneer het gebruik van de HelpSoq volledig is geïmplementeerd en de gewenste resultaten zijn bereikt. Het borgingsproces is echter geen eenmalige gebeurtenis, maar eerder een doorlopend proces dat gericht is op het monitoren en waarborgen van de kwaliteit en effectiviteit van de interventie op de lange termijn.

Checklist/stappenplan

  1. Bepaal een procedure voor wanneer, met wie en hoe vaak je het zorgproces evalueert en vastlegt in het ECD.
  2. Bepaal wanneer je afwijkt van bovenstaande procedure (denk aan verandering in de toestand van een cliënt).
  3. Bepaal een procedure voor het aansluiten en afsluiten van een nieuwe cliënt.
  4. Beschrijf de nieuwe werkwijze in bestaande documentatie en werkschema’s.
  5. Zoek uit/beschrijf wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van de HelpSoq en hoe dit uitgevoerd gaat worden. Wie is de contactpersoon naar de leverancier toe?
  6. Zoek uit/beschrijf hoe de HelpSoq structureel gefinancierd gaat worden (regionaal of organisatie-breed).
  7. Implementeer verbeteringen: implementeer de verbeteringen die je hebt geïdentificeerd en zorg ervoor dat deze goed worden gecommuniceerd naar alle betrokken partijen. Monitor ook de implementatie van de verbeteringen om te zien of deze succesvol zijn.
  8. Evalueer het borgingsproces met regelmaat: herhaal het borgingsproces regelmatig om te zorgen dat het gebruik van de HelpSoq goed blijft verlopen en dat er steeds verbeteringen mogelijk zijn.
3.4 Aanstellen van proceseigenaar

Op dit moment ben je als projectgroep klaar met de implementatie van de HelpSoq en wordt het tijd om het beheer over te dragen naar iemand binnen de organisatie die proceseigenaar wordt, zodat je als projectgroep officieel het project oplevert.

Dit is een belangrijke stap om ervoor te zorgen dat de HelpSoq effectief wordt beheerd, onderhouden en geoptimaliseerd binnen je organisatie.
Een proceseigenaar is iemand die verantwoordelijk is voor een specifiek taak of werkproces in een bedrijf. Ze zijn belangrijk omdat ze zorgen dat dat taak goed wordt gedaan en dat er niets misgaat. Ze houden ook in de gaten of het beter kan en proberen verbeteringen aan te brengen. Als er regels zijn waaraan ze moeten voldoen, zorgen ze dat dat gebeurt. Kort gezegd, ze zorgen dat alles soepel verloopt en dat er geen problemen ontstaan in dat deel van het werk.

Doelstelling
Binnen je organisatie is een proceseigenaar voor de HelpSoq vastgesteld en lever je als projectgroep het eindresultaat van de implementatie op aan de proceseigenaar.

Checklist/stappenplan
Om een proceseigenaar aan te stellen, volg deze stappen:

  1. Bepaal wat je zoekt: bedenk welke vaardigheden en kennis belangrijk zijn voor deze rol;
  2. Zoek kandidaten: Kijk wie in je organisatie geschikt kan zijn voor deze taak;
  3. Praat met de mensen die je op het oog hebt om te zien of ze geschikt zijn voor de rol;
  4. Kies degene die het meest geschikt is voor de rol;
  5. Vertel wat er van ze verwacht wordt: leg uit wat ze moeten doen en waar ze verantwoordelijk voor zijn;
  6. Laat bij de oplevering van je project weten wie de nieuwe proceseigenaar is;
  7. Geef de nieuwe proceseigenaar de spullen en hulp die hij/ zij nodig heeft om het werk goed te doen.
4. Verkennen en proberen

De HelpSoq is in gebruik, positief geëvalueerd en iedereen is tevreden. Hét moment om een taart te bestellen en dit te vieren! Maar ook het moment om na te denken over de toekomst. Want hoe zorg je ervoor dat de HelpSoq en de accessoires up to date blijft? Hier sta je weer aan het begin van een nieuwe ontwikkeling die begint met het stellen van vragen aan cliënten, zorgprofessionals en leidinggevenden.

Om hier effectief mee om te gaan is het belangrijk om vooraf aan de implementatie, vast te stellen waarom je de HelpSoq in wilt zetten om welk doel te behalen. Dit geeft richting in de nieuwe toepassingen die je wilt verkennen met de HelpSoq.

Dit voorkomt ook dat je aan het begin de HelpSoq inzet om de werkdruk te verlagen en later met dezelfde HelpSoq probeert om minder medewerkers in te zetten op de afdeling (werkdruk weer omhoog). De doelstelling/strategie die vooraf besproken is, moet de leidraad blijven bij de verdere verkenning van de datastromen die de HelpSoq genereert.

Doelstelling
Het doel is het effectief en strategisch verkennen van bij-effecten en nieuwe toepassingen die de HelpSoq oplevert.

Checklist/stappenplan
Bekijk de sheet bij-effecten en nieuwe toepassingen van de HelpSoq